So schreiben Sie eine effektive Erinnerungsmail für eine Veranstaltung

Heutzutage, da die Kunden so daran gewöhnt sind, tonnenweise Werbeaktionen zu erhalten, kann nur noch aufrichtige Sorge und Wertschätzung ihre Aufmerksamkeit auf eine E-Mail-Marketingkampagne lenken. Und Erinnerungsmails für Veranstaltungen sind eine gute Möglichkeit, dies zu tun.

Wenn die Kunden Ihre Produkte bereits gekauft haben, sei es eine Eintrittskarte für eine Konferenz oder ein Video-Tutorial, denken Sie vielleicht, Ihre Mission wäre hiermit erledigt. Aber Menschen, die extrem beschäftigt sind, neigen dazu, jede Art von Veranstaltung zu vergessen. Und wir müssen Sie höflich daran erinnern, zu einem Konzert oder Webinar zu erscheinen. Sie können unsere E-Mail-Vorlagen verwenden, um eine passende Erinnerung zu erstellen. Durch den Versand von Erinnerungsmails zeigen wir tatsächlich unseren Respekt und unsere Besorgnis. Auf diese Weise bleiben wir auch mit unseren Kunden in Kontakt und bauen stärkere Beziehungen zu ihnen auf.

Wir alle wissen, dass vertrauensvolle Beziehungen mit Abonnenten indirekt Ihr Geschäft fördern.

Wie schreibt man eine effektive Erinnerungsmail für eine Veranstaltung?

Zuallererst dürfen wir nicht vergessen, dass eine Erinnerungsmail für eine Veranstaltung niemals alleine stehen sollte – Sie müssen eine Serie erstellen, um diese E-Mails effektiv zu machen.

Der Inhalt einer Erinnerungsmail für eine Veranstaltung hängt außerdem von der Art der Veranstaltung an sich ab. Es gibt zwei Haupttypen: Online- und Offline-Erinnerungsmails.

Einer Erinnerungsmail für eine Veranstaltung geht eine Veranstaltungseinladung voraus, und sie ist gefolgt von einer „Nachfass-E-Mail“.

• Einladung;

• Erinnerungsmail/Serie von Erinnerungsmails;

• Nachfass-Mail.

Online-Veranstaltungen

Die häufigsten Online-Veranstaltungen sind Webinare und Live-Streams.

Bei Webinaren sollten mindestens 4 Erinnerungsmails in Folge verschickt werden.

E-Mail 1. Registrierungsbestätigung

Dies ist die erste E-Mail, die Sie Ihren Teilnehmern direkt nach der Registrierung zu einer Veranstaltung senden. Hier müssen Sie nur bestätigen, dass der Platz für die Person reserviert ist.

Und es wäre schön, wenn Sie noch einmal an den Betreff und das Datum der Veranstaltung erinnern würden.

Dies ist eine E-Mail, die direkt nach der Registrierung ausgelöst werden sollte. Lassen Sie die Teilnehmer nicht stundenlang darauf warten.

E-Mail 2. Einführungsinformationen

Die erste Erinnerungsmail sollte ein paar Tage nach der Registrierung/ zwei Wochen vor der Veranstaltung verschickt werden.

Werfen wir einen Blick auf das Beispiel:

Dieses Beispiel für eine Erinnerungsmail wird als gut befunden, weil es fast alle notwendigen Informationen enthält, die wir bei der Erstellung eines Erinnerungsschreibens erwähnen sollten:

• Unternehmensname;

• Webinar-Thema;

• Datum;

• Podiumsteilnehmer;

• die Vorzüge einer Teilnahme an Ihrer Veranstaltung.

Wir geben Ihnen gerne genauere Informationen über eine geeignete Erinnerungsmail für Ihre Veranstaltung.

Betreffzeile

Alle E-Mails beginnen mit einer Betreffzeile. Um die Öffnungsrate zu erhöhen, schlagen einige Websites vor, dass Sie eine eingängige oder eine wirklich provokante Betreffzeile schreiben. Ich persönlich wäre nicht überzeugt, diese E-Mail zu öffnen und zu lesen. Aber wenn ich weiß, dass ich zu einem Webinar angemeldet bin, dann wäre eine perfekte Zeile „Webinar_Name…“ oder „Erinnerung_Name“. Sonst nichts.

Termin

Wann macht es Sinn, Termine zu erwähnen? Immer…
Ausnahme: Wenn ein Online-Meeting für heute geplant ist, dann sollte es „Heute um...“ oder „Heute in 2 Stunden“ heißen. Aber in anderen Fällen sollte das volle Datum inklusive der Zeitzone angegeben werden.
Eine perfekte Option ist „Montag, 21. Juni, um 18.00 Uhr PST”.

Bitte beachten! Alle wesentlichen Informationen zur ersten Einladungserinnerung in einer Serie sollten auf einem Banner platziert werden.

Kalender

Sie können entweder ein Ereignis in Google oder iCalendar erstellen und Ihre Abonnenten hinzufügen, oder sie bitten, selbst ein Ereignis zu erstellen. Aber es ist grundsätzlich wichtig, eine Notiz in einen Kalender einzutragen.

Bitte beachten! Sowohl Google Calendar als auch iCalendar sind gleichermaßen für die meisten Desktop- und Mobilgeräte geeignet.

Countdown-Timer

Fügen Sie Countdown-Timer hinzu, um über die verbleibende Zeit zu informieren. Die Teilnehmer müssen wissen, wann Ihre Veranstaltung beginnt.

Weitere Informationen über das Hinzufügen und Gestalten von Timern für Ihre E-Mails mit Stripo finden Sie in diesem Blogbeitrag.

CTA-Buttons

Wo wir gerade von Buttons sprechen, möchte ich erwähnen, dass Sie derzeit in einem Einladungs-Newsletter am besten folgende CTA-Wörter verwenden:

• meinen Platz reservieren;

• meinen Platz erhalten;

• meinen Platz sichern;

• schnappen Sie sich Ihren Platz;

• zur Teilnahme anmelden.

Aber jetzt senden wir Erinnerungen an diejenigen, die sich bereits bei uns angemeldet haben. Folglich können wir einen „Mit Freunden teilen“-Button hinzufügen.

Vorteile, die die Teilnahme am Webinar mit sich bringt

Die Leute lesen Bücher, Zeitungen, Blogs und besuchen Webinare, weil sie etwas Neues lernen wollen. Daher ist es angebracht, noch einmal zu erwähnen, was sie durch die Teilnahme am Webinar oder an einem Online-Meeting erreichen wollen.
Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie das auf einem hellen Banner platzieren oder als reinen Text hinzufügen.

Stellen Sie die Referenten des Webinars vor

Vergessen Sie nicht, die Podiumsteilnehmer zu erwähnen. Erstens, weil es höflich ist. Zweitens ist das eine gute Gelegenheit, das Interesse der Abonnenten zu wecken. Erwähnen Sie die Namen der Sprecher, einige Errungenschaften und Links zur Website für ausführlichere Informationen zu ihren Projekten.

E-Mail 3. Fragen zur Diskussion mit den Teilnehmern

Schicken Sie diese Erinnerung eine Woche vor dem Webinar.
Sie sollte alle der vorherigen Informationen enthalten, plus:

Fragen zur weiteren Diskussion

Beziehen Sie die Teilnehmer in die Vorbereitung des Webinars ein. Bitten Sie sie entweder, den Fragebogen zum Webinar-Thema zu beantworten, wenn Sie vorhaben, die Ergebnisse gründlich zu bearbeiten und während der Sitzung zu diskutieren, oder bitten Sie sie, einige Artikel zum gegebenen Thema zu lesen. Erwähnen Sie, dass alle Fragen, die sich nach der Lektüre ergeben, im Webinar besprochen werden.

Außerdem ist es gut, die Abonnenten zu fragen, welche spezifischen Themen sie gerne näher betrachten würden.
Das ist übrigens auch eine gute Möglichkeit, ihr Interesse zu steigern.

E-Mail 4. Nur erinnern

Hier geht es nicht darum, das Interesse zu steigern, sondern einfach das Publikum zu halten.

Die vierte Nachricht der Serie sollte am frühen Morgen des Tag X geschickt werden. Die Teilnehmer planen ihren Tag. Es ist also wirklich nett von Ihnen, sie höflich an das Meeting zu erinnern, bevor sie ein Business-Meeting in dieser Zeit anberaumen.

Sie sollte schlicht sein, den Link zum Webinar beinhalten und wenn Sie möchten, ein paar Worte sagen, warum das Webinar einen Besuch wert ist.

Wichtig zu beachten:

Schicken Sie eine Viber/WhatsApp/Messenger-Nachricht, die die Abonnenten benachrichtigt, dass Sie eine E-Mail mit Detailinformationen geschickt haben.

E-Mail 5. Letzte Erinnerung

Senden Sie die letzte E-Mail der Serie eine Stunde vor dem Start. Sie drängen und geben den Teilnehmern Zeit, ihre Besorgungen zu beenden. Fügen Sie den Link zum Meeting hinzu.

Auch bei der letzten Nachricht sollte in der Betreffzeile „Erinnerung“ oder „Webinar“ stehen. z.B.: „[Webinar_Name] beginnt in 5 Minuten.“
Es ist auch eine gute Idee, eine Web-Push-Nachricht mit dem Link zu verschicken.
Wir machen das mit eSputnik.

Nachfass-Nachricht

Selbst wenn Sie alles richtig gemacht haben, werden einige der Personen, die sich für das Webinar angemeldet haben, nicht daran teilnehmen können. Seien Sie nett und bieten Sie ihnen eine Aufzeichnung an.

Vielleicht möchten sogar diejenigen, die das Webinar besucht haben, es sich noch einmal ansehen, um einige Momente in ihren Erinnerungen aufzufrischen.

Fragen Sie die Teilnehmer nach Feedback. Es ist immer hilfreich, ihre Meinung zum Meeting zu hören.

Und denjenigen, die die Zeit gefunden haben, die Fragen zu beantworten, können Sie eine Nachricht mit einem weiteren Angebot schicken.

Wir möchten Sie auch daran erinnern, dass Sie Umfragen mit Stripo in Ihre E-Mails einbinden können. Bitte sehen Sie hier, wie man das macht.

Offline-Veranstaltungen

Mit einer Offline-Veranstaltung meinen wir ein Live-Konzert, Ausstellung oder Seminar, usw. Die große Mehrheit der Offline-Veranstaltungen sind Konferenzen und Konzerte.

Wie viele Erinnerungen sollten Sie hier verschicken?
Wir empfehlen nur drei…

E-Mail 1. Bestätigung

Hier müssen Sie entweder eine Bestätigung schicken, wenn es sich um eine kostenlose Veranstaltung handelt, oder Eintrittskarten, wenn es eine bezahlte Veranstaltung ist.

E-Mail 2. Vollständige Informationen und Anweisungen

Die erste Erinnerungsmail enthält allgemeine Informationen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie eine Woche oder sogar ein paar Wochen vor der Veranstaltung schicken.
Die wichtigsten Informationen, wie z.B. Datum und Uhrzeit sollten in einem großen hellen Banner dargestellt werden.

Aber hier brauchen die Besucher noch mehr Ihrer Sorge und Hilfe.
Hier ist die Liste der Informationen, die Sie auch in die Nachricht aufnehmen sollten:

Karte

Findet die Veranstaltung in der eigenen Stadt statt, dann benötigen die Teilnehmer lediglich eine Anfahrtsskizze.
Aber was ist, wenn man quer durchs Land oder durch die Welt reisen muss?

Ihre Hilfe ist sehr gefragt: mit Hotel, Transfer, Sehenswürdigkeiten, welchen Flughafen man nutzen sollte, um schneller zum Hotel zu kommen, und einigen lokalen Veranstaltungen.

Bereiten Sie die Besucher auf einige ungewöhnliche örtliche Traditionen vor, um die Region kennenzulernen. In Griechenland sagt man zum Beispiel „Ne“, was in Wirklichkeit „Ja“ bedeutet.

Plan

Fügen Sie der Nachricht einen Besprechungsplan hinzu. Erwähnen Sie, wann die Konferenz beginnt, wann sie zu Ende ist und ob es eine Mittagspause geben wird. Werden die Teilnehmer mit Essen und Getränken versorgt? Wenn nein, wo finden sie ein Café in der Nähe?
Sehen Sie sich das folgende Beispiel an.

Dress-Code

Informieren Sie die Teilnehmer über das Format des Meetings. Welche Kleidung geeignet ist: Shorts oder Anzug und Krawatte. Geben Sie in der Konferenz-Erinnerungsmail an, ob die Laptops und Notebooks für die Arbeit während des Meetings zur Verfügung gestellt werden, oder bitten Sie die Teilnehmer, ihre Notebooks mitzubringen.
Verschicken Sie all diese Informationen mindestens eine Woche vor dem Meeting.

Anweisungen

Informieren Sie die Besucher, was sie nach der Ankunft als erstes tun sollten. Wen sie im Notfall kontaktieren sollten.

E-Mail 3. Kontaktinformationen und Wegbeschreibung

Dies ist das letzte Erinnerungsschreiben, das Sie für die Veranstaltung vor dem persönlichen Treffen verschicken.
Schicken Sie es einen Tag vor dem Meeting, wenn die Teilnehmer Ihre Landsleute sind. Wenn es eine internationale Veranstaltung ist, schicken Sie die Erinnerung 3 Tage vor dem Meeting.

Eine Offline-Veranstaltungserinnerung sollte folgendes beinhalten: den Tag, den Titel, QR-/individueller Code für alle Teilnehmer, eine Karte mit Wegbeschreibung, Ihre Mobiltelefonnummer, keinen Link zu sozialen Netzwerken, und einen Bestätigungsbutton. Platzieren Sie all diese Informationen in einem thematischen Banner.

Bitte beachten! Schicken Sie auch eine SMS mit einer kurzen Information, falls die Teilnehmer unterwegs sind und keine Internetverbindung haben.

Sieht so aus, als wäre das alles.

Sehen Sie sich unser neues Video an, wie man Erinnerungsmails für Veranstaltungen mit unserem Editor erstellt:

Schlusswort

• Schicken Sie Erinnerungen, um Ihre Sorge zu zeigen;

• Erstellen Sie eine Serie von E-Mails, um die E-Mails effektiv zu machen;

• Zusätzliche Informationen über Sehenswürdigkeiten, Wetter und den Transfer werden Sie und Ihr Unternehmen bei den Besuchern beliebt machen;

• Das Design der E-Mail-Vorlagen für die Veranstaltungserinnerung spielt keine Rolle. Sie müssen nur die wichtigsten Daten hervorheben.

Wenn Sie Fragen haben, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unten oder schließen Sie sich uns auf Facebook an. Ich wünsche Ihnen aufrichtig viel Glück bei all Ihren zukünftigen Unternehmungen!

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