Как составить эффективное сообщение-напоминание о событии

Сегодня, когда покупатели привыкли ежедневно получать тонны рекламы, только искренняя забота и благодарность могут привлечь их внимание к маркетинговой кампании. И сообщение-напоминание — отличный способ это сделать.

Как только ваш товар был приобретен, будь то билет на конференцию или видеоурок, вы можете решить, что на этом ваша миссия выполнена. Но люди могут быть очень заняты, поэтому они склонны забывать о событиях. И мы должны вежливо напомнить о необходимости посетить концерт или вебинар. Вы можете использовать наши шаблоны, чтобы создать эффективное напоминание. Отправляя клиентам напоминания, мы тем самым демонстрируем свою заботу и уважение. А также поддерживаем связь и укрепляем отношения.

Как известно, доверительные отношения с подписчиками — один из факторов, которые способствуют развитию вашего бизнеса.

Итак, как написать эффективное напоминание о событии?

Прежде всего следует помнить, что напоминания о событии никогда не отправляются в единственном экземпляре — нужна серия писем, чтобы сделать напоминание эффективным.

Кроме того, контент письма-напоминания зависит от типа события как такового. Есть две основные разновидности событий: онлайн и оффлайн.

Напоминанию предшествует приглашение на событие, а после напоминания отправляется follow-up письмо.

• приглашение;

• напоминание/серия напоминаний;

• follow-up.

Онлайн-события

Самые популярные онлайн-мероприятия — это вебинары и стримы.

Для вебинаров нужна серия минимум из 4-х писем-напоминаний.

Письмо 1. Подтверждение регистрации

Это самое первое письмо, которое вы отправляете участникам сразу же после регистрации на мероприятие. Здесь нужно просто подтвердить, что для человека зарезервировано место.

Также будет уместно напомнить тему и дату события.

Это триггерное письмо, которое должно быть отправлено немедленно после регистрации. Не заставляйте людей ждать его часами.

Письмо 2. Вступительная информация

Первое дружеское напоминание отправляется через несколько дней после регистрации/за две недели до события.

Давайте посмотрим на этот пример:

Этот пример напоминания о событии можно назвать хорошим, потому что он содержит почти всю необходимую информацию, которую мы должны сообщить при создании письма-напоминания о событии:

• название компании;

• тема вебинара;

• дата;

• участники дискуссии;

• польза, которую люди получат, посетив ваше мероприятие.

Мы бы хотели дать вам более конкретную информацию о правильном письме-напоминании о событии.

Заголовок

Все письма начинаются с заголовка. Некоторые сайты предлагают написать что-то броское или провокационное, чтобы повысить открываемость. Лично я была бы не вполне уверена, стоит ли открывать и читать такое письмо. Но если я знаю, что зарегистрировалась на вебинар, то идеальным заголовком для меня будет «Вебинар_Название…» или «Напоминание_Название». Ничего лишнего.

Дата

Когда стоит указывать дату? Всегда…

Исключение: если онлайн-встреча запланирована на сегодня, то в напоминании должно быть написано «Сегодня в…» или «Сегодня через 2 часа». Но во всех других случаях указывайте полную дату, включая часовой пояс.

Идеальный вариант — «Понедельник, 21 июня, в 18:00 по тихоокеанскому времени».

Обратите внимание! Всю нужную информацию нужно размещать на баннере первого приглашения в цепочке напоминаний.

Календари

Вы можете создать событие в календаре Google или iCalendar и добавить в него своих подписчиков, или же попросить их создать событие самостоятельно. Но добавить заметку в календарь принципиально важно.

Обратите внимание! И календарь Google, и iCalendar одинаково совместимы с большинством десктопных и мобильных устройств.

Таймеры обратного отсчета

Добавьте таймер обратного отсчета, чтобы сообщить об оставшемся времени. Участники должны знать, как скоро начнется ваше мероприятие.

Подробности о создании и встраивании таймеров с помощью Stripo вы найдете в этой статье на нашем блоге.

Кнопки CTA

Что касается кнопок, я хотела бы упомянуть, что в современных рассылках-приглашениях чаще всего используются такие призывы к действию:

• забронировать место; 

• заказать место;

• зарезервировать место;

• получить место;

• зарегистрироваться для участия.

Но сейчас мы рассылаем напоминания тем, кто уже зарегистрировался у нас. Следовательно, можно добавить кнопку «Поделиться с другом».

Польза от посещения вебинара

Люди читают книги, газеты, блоги и посещают вебинары, потому что хотят узнать что-то новое. Поэтому будет уместно еще раз упомянуть, чего участники могут достичь, посетив вебинар или онлайн-встречу.

Вы можете на свое усмотрение разместить эту информацию на ярком баннере или добавить в виде простого текста.

Представьте докладчиков вебинара

Не забудьте упомянуть участников дискуссии. Во-первых, это требование вежливости. Во-вторых, хорошая возможность заинтересовать подписчиков. Упомяните имена спикеров, их основные достижения и добавьте ссылки на страницы сайта с более подробной информацией об их проектах.

Письмо 3. Вопросы для обсуждения с участниками

Отправьте это напоминание за неделю до вебинара.

В нем должна присутствовать вся предыдущая информация, а также:

Вопросы для дальнейшего обсуждения

Привлекайте участников к подготовке вебинара. Попросите их ответить на анкету по теме вебинара (разумеется, если вы планируете тщательно обработать результаты и обсудить их на мероприятии) либо предложите прочитать тематические статьи. Упомяните, что все вопросы, которые возникнут после прочтения, будут обсуждаться на вебинаре.

Кроме того, было бы неплохо спросить у людей, в какие именно темы они хотели бы вгрызться поглубже.

К слову, это еще и хороший способ подогреть интерес подписчиков.

Письмо 4. Просто напоминание

Здесь основная цель — не подогревать интерес, а просто удержать аудиторию.

Четвертое сообщение в цепочке отправляется рано утром в День X. Люди планируют свой день, и с вашей стороны будет очень любезно напомнить о встрече. Пока они не назначили на это время деловую встречу.

Письмо должно быть простым и содержать ссылку на вебинар — при желании можно сказать пару слов, почему вебинар стоит посетить.

Это важно:

Отправьте подписчикам сообщение по Viber/WhatsApp/Messenger с уведомлением о том, что вы отправили электронное письмо с подробной информацией.

Письмо 5. Последнее напоминание

Отправьте последнее письмо в цепочке за час до начала. Поторопите участников и дайте им время, чтобы закончить свои текущие дела. Добавьте ссылку на встречу.

Даже в последнем сообщении заголовок должен содержать слова «Напоминание» или «Вебинар». Например, «[Вебинар_Название] начинается через 5 минут».

Еще одна хорошая идея — отправить web-push сообщение со ссылкой.

Мы делаем это с помощью eSputnik.

Follow-up сообщение

Даже если вы все сделали правильно, некоторые из тех, кто зарегистрировался на вебинар, не смогут его посетить. И с вашей стороны будет замечательным жестом предложить им видеозапись.

Вполне возможно, что даже те, кто посетил вебинар, захотят посмотреть его снова, чтобы освежить в памяти некоторые моменты.

Попросите людей оставить отзыв. Всегда полезно знать их мнение о проведенной встрече.

Тем, кто нашел время ответить на вопросы, вы можете отправить новое предложение.

Напомним, что с помощью Stripo вы можете встраивать в письма опросы. Здесь вы найдете подробности о том, как это сделать.

Оффлайн-события

Под оффлайн-событиями мы подразумеваем живые концерты, выставки, семинары и т. д. Подавляющее большинство оффлайн-мероприятий — это конференции и концерты.

Сколько напоминаний следует отправлять в таких случаях?

Мы рекомендуем всего три...

Письмо 1. Подтверждение

Здесь нужно отправить либо подтверждение, если это бесплатное мероприятие, либо билет, если платное.

Письмо 2. Подробная информация и инструкции

Первое письмо-напоминание содержит общую информацию. Не забудьте отправить его за неделю или даже за несколько недель до события.

Самая важная информация, например дата и время, должна быть помещена на большой яркий баннер.

Но здесь людям нужно еще больше заботы и помощи.

Вот список информации, которую вы также должны добавить в сообщение:

Карта

Если событие будет проходить в родном городе подписчиков, то им понадобится только карта, как добраться до нужного места.

А если подписчики иногородние или даже из другой страны?

Ваша помощь будет очень важна: отель, трансфер, достопримечательности, каким аэропортом лучше воспользоваться, чтобы быстрее добраться до отеля, и некоторые локальные события.

Подготовьте людей к необычным местным традициям, познакомьте их с регионом. Например, если в Греции говорят «Ne», то на самом деле это означает «да».

План

Добавьте к сообщению план встречи. Укажите, когда начнется и закончится конференция, будет ли обеденный перерыв. Будут ли участники обеспечены едой и напитками? Если нет, то где ближайшее кафе?

Посмотрите на хороший пример.

Дресс-код

Сообщите о формате встречи и что уместно надеть: шорты или смокинг и галстук. Сообщите в напоминании о конференции, предусмотрены ли рабочие лэптопы и ноутбуки для встречи. Или попросите взять их с собой.

Отправьте всю эту информацию как минимум за неделю до встречи.

Инструкция

Сообщите, что нужно сделать в первую очередь по прибытии и с кем можно связаться в случае непредвиденных обстоятельств.

Письмо 3. Контактная информация и указания

Это будет последнее напоминание о событии, которое вы отправите перед личной встречей.

Отправьте его за день до встречи, если участники — ваши соотечественники. Если это международное событие, то за три дня.

Напоминание об оффлайн-событии должно содержать: день, название, QR/персональный код для каждого участника, карту с указаниями, номер вашего мобильного телефона (но не ссылку на соцсеть!) и кнопку подтверждения. Разместите всю эту информацию на тематическом баннере.

Обратите внимание! Нужно также отправить SMS с краткой информацией на тот случай, если участники уже в пути и не имеют подключения к интернету.

Похоже, на этом все.

Смотрите наше новое видео о том, как создать письмо-напоминание о событии в нашем редакторе:

В завершение

• отправляйте напоминания, чтобы выразить свою заботу;

• создавайте цепочки писем, чтобы напоминания были эффективными;

• дополнительная информация о достопримечательностях, погоде и трансфере порадует подписчиков и улучшит репутацию вашей компании;

• дизайн шаблона напоминания не имеет особого значения. Просто сделайте акцент на самой важной информации.

Если у вас есть какие-либо вопросы, оставьте комментарий ниже или присоединяйтесь к нам в Facebook.

Искренне желаю удачи в ваших будущих начинаниях!