Как создать внутреннюю рассылку для сотрудников компании

Личные встречи или внутренние емейлы – какой способ связи выбрать?

Согласно недавним исследованиям BBC, 67% служащих предпочитают емейлы личным беседам. Это доказывает, что внутренние рассылки компании жизненно важны для развития вашего бизнеса.

(Номера телефонов и имена вымышлены).

Есть много причин, по которым емейл предпочтительнее скайпа. Вот некоторые из них:

• в нем есть описательная строка темы, которая показывает важность рассылки;

• в том случае, если кто-то из сотрудники решит прокомментировать информацию в чате, другим придется скроллить вверх. Не каждый успевает сделать это, чтобы наконец увидеть, кто инициировал все обсуждение;

• вы можете отслеживать, кто из сотрудников открывал емейл;

• возможность личного общения со всеми, кто отвечает на ваши емейлы;

• ваши коллеги могут сохранять или даже помечать важную информацию в своих папках «Входящие». То есть у них будет быстрый доступ к ней в случае необходимости.

Конечно же, используйте, пожалуйста, Slack или Skype для неофициальных разговоров или обсуждения менее значительных вопросов с сотрудниками.

Рекомендации по созданию внутренних рассылок компании

Разумеется, структура и дизайн емейла зависят от того, что вы хотите донести до сотрудников.

Тем не менее существуют некоторые общие рекомендации, которые уместны для любого события и любой причины обращения к получателям.

1. Создавайте описательные темы емейлов

Конечно, ваши сотрудники в любом случае прочитают ваш емейл по двум причинам: чтобы быть в курсе всех офисных новостей и потому, что они знают отправителя. Но если вы хотите, чтобы они открыли емейл как можно быстрее, укажите в строке темы, о чем сообщение.

Например, если заголовок гласит “Встречаем Дэнниса”, то сотрудники прочитают этот емейл, когда у них будет на это время. Но если в строке темы написано: “Время сдачи отчетов...” - большинство людей сделают перерыв, чтобы прочесть емейл немедленно.

2. Делайте емейлы короткими

Нет необходимости писать длинные послания, ...ну разве что, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники бездельничали. Звучит смешно? Возможно. Но это правда. Чем короче рассылка для сотрудников компании, тем больше шансов, что они прочтут ее до конца. Некоторые компании даже считают, что любой емейл, который требует более 2 минут на чтение, не будет прочитан. Кроме того, ваши сотрудники заняты своей работой — и вы хотите, чтобы они потратили десять минут на чтение каких-то отчетов?

(Источник: eSputnik.com) .

“Список праздничных дней” - так просто. Теперь все, кто открывает емейл, знают, о чем он, и соответственно могут решить, когда его прочитать.

3. Персонализируйте емейлы

Конечно, мы все знаем, как это работает – вы просто используете теги персонализации при создании рассылок для сотрудников, и получатели видят свои имена при открытии. Но этот простой трюк делает нас вежливыми.

Вы можете применить персонализацию с помощью Stripo.

При редактировании текста своего емейла вы увидите на панели инструментов (прямо над шаблоном) кнопку "Merge tags" (“Персонализация”).

В редакторе вы увидите “*|FNAME|*”. Но сотрудники увидят во входящих емейлах свои имена.

Данная компания предоставила нам отличный пример использования тегов персонализации во внутренних рассылках:

(Номера телефонов, цифры и имена вымышлены).

Объявляя о конкурсе среди сотрудников, генеральный директор хотел показать их индивидуальные шансы выиграть поездку. А также упомянул о том, что нужно улучшить.

Поскольку эта автозаправочная компания имеет около 10000 станций во всем мире, неудивительно, что их генеральный директор не мог связаться с каждым сотрудником лично. Он написал сценарий, включающий теги персонализации по многим переменным (имя, номер заправочной станции, результаты и контрольный список). Весь текст, выделенный жирным шрифтом, был динамичным, и каждый видел свои личные результаты.

4.  Используйте визуальные элементы в рассылках для внутренней связи

Вы, наверное, заметили, что оба предыдущих примера содержали изображения. Какие фото выбрать – оставим на ваше усмотрение. Но они должны быть так или иначе связаны с компанией, в которой вы работаете. Например, используйте фото с последней корпоративной вечеринки. Это зависит от того, насколько серьезным и формальным является ваш емейл.

Если хотите, вы можете использовать фото офиса.

И да, вполне уместно добавить забавные фотографии, подобные этой, чтобы развлечь ваших сотрудников и поднять их настроение.

5. Встраивайте интерактивные элементы или видео в емейлы

Возможно, здесь мне следовало бы сказать “придерживайтесь трендов”, поскольку интерактивность – тренд №1 в 2018 году. Но интерактивность — это не только карусели изображений. Добавьте игры или вставьте забавные видео.

(Источник: Wistia).

Конечно, вы можете сказать, что это не очередная маркетинговая рассылка и что ваши получатели прочитают сообщение в любом случае. Тем не менее, минута расслабления и веселья никому не повредит.

Примечание: это видео не обязательно должно быть связано с вашей компанией. Это может быть просто забавное видео, или напоминание о смешном случае, который произошел со всеми вами в прошлом.

На моей предыдущей работе наш босс по пятницам обычно отправлял емейл с видеороликом о предыдущей вечеринке, где мы все танцевали. В строке темы говорилось: “Слава Богу, пятница. Все по домам!”.

6. Добавляйте опросы — спрашивайте мнение сотрудников

Планируете рождественскую вечеринку? Или ищете новый офис? Не забудьте спросить своих сотрудников об этом. Новое место для офиса очень важно для сотрудников, особенно если вы собираетесь переехать в другой район.

Конечно, то, как вы собираетесь отметить праздник, никого не заденет.

(Источник: eSputnik.com).

Добавлять Google Forms в емейлы – одна из лучших практик внутренней рассылки. С помощью Stripo это можно сделать двумя способами:

• Прежде чем писать емейл, создайте документ Google Form, настройте его, после чего оформите ссылку на него в виде кнопки CTA во внутреннем емейле. Не забудьте открыть доступ к этому документу всем вашим сотрудникам;

• создайте документ Google Form, затем в правом верхнем углу нажмите “Отправить”, выберите “Отправить по электронной почте”, затем добавьте свой емейл-адрес, и самое главное – поставьте галочку “Включить форму опроса в емейл”.

Откройте этот емейл, доставленный в ваши входящие, кликните правой кнопкой мыши прямо на опросе, выберите "inspect" ("просмотреть код") и найдите строку “table align=”center”. Скопируйте ее.

Чтобы проверить, правильно ли вы скопировали строку, наведите курсор на нее – и опрос в теле емейла будет подсвечен.

Зайдите в Stripo и перетащите HTML блок в шаблон. Замените "Вставьте свой HTML в редактор кода" кодом опросника:

Готово! Теперь вам даже не нужно открывать доступ для всех к документу / опросу Google Forms.

Больше всего мне нравится то, что опрос, вставленный таким методом, полностью корректно отображается в веб-браузере и правильно работает во всех емейл-клиентах:

Также Google предоставляет вам комплексный отчет: он может быть индивидуальным и общим.

Примечание: мы уделили опросам отдельный параграф по двум причинам — во-первых, если вы просто вставите ссылку и оформите ее в виде кнопки CTA, то это не интерактивность – ваши сотрудники просто нажимают кнопку призыва к действию.

Во-вторых, опросы в емейлах, в отличие от фото, не являются развлекательными элементами.

7. Добавляйте фото людей

Если вы создаете рассылку для сотрудников, в которой делитесь новостями компании (например, чье-то награждение или повышение), будет вполне уместно добавить фото события или того, кто получил повышение. Особенно, если количество офисных работников превышает 20 человек или некоторые ребята работают удаленно.

(Номера телефонов и имена вымышлены).

Помогите людям познакомиться, хотя бы на расстоянии. ?

В конце емейла вы можете даже добавить отзыв генерального директора об этом решении.

8. Добавляйте подпись

Независимо от того, являетесь ли вы генеральным директором или менеджером по работе с персоналом, у сотрудников может быть ваш номер мобильного телефона. Тем не менее некоторые новые сотрудники могут постесняться попросить ваш номер.

(Номера телефонов и имена вымышлены).

Обязательно добавляйте значки соцсетей  в подпись емейла. Ваши сотрудники не только смогут присоединить ваш аккаунт в LinkedIn и подтвердить ваши навыки, но также могут предпочесть связаться с вами с помощью соцсетей, а не по телефону.

9. Определитесь с частотой рассылок

Внутренние рассылки для сотрудников не относятся к емейл-маркетингу, поэтому нет необходимости отправлять их регулярно. Разумеется, если речь не о ежемесячном отчете – этот емейл должен отправляться в один и тот же день месяца.

В других случаях отправляйте рассылки внутри компании, только если у вас есть новости, чтобы поделиться.

В нашей компании мы добавляем необычные фото нашей команды: те, на которых мы занимаемся рафтингом на байдарках, играем в активные игры и т.д. Такие фото создают атмосферу и дают каждому понять, что он или она — часть команды.

Есть множество идей для внутренних рассылок. Вам нужны только те, которые подходят вашей компании. Придерживайтесь советов, перечисленных выше и, конечно же, не забывайте о корпоративном стиле.

Создайте только один или два емейла, используя шаблоны Stripo, и сохраните их в библиотеке блоков. Каждый раз, когда вам понадобится новая рассылка для сотрудников, вы идете в личную библиотеку контента, выбираете наиболее подходящий шаблон, и изменяйте только его тело, поскольку хедер и футер обычно остаются неизменными.

Экспортируйте эти емейлы в клиенты Gmail или Outlook.

И удивляйте своих сотрудников необычными и запоминающимися рассылками компании.

Со всеми вопросами и проблемами — добро пожаловать на нашу страницу Facebook, или пишите по адресу contact@stripo.email.