Como escrever um e-mail de lembrete eficaz para um evento

Hoje em dia os clientes estão acostumados a receber inúmeras promoções, então somente preocupação e a apreciação genuínas podem atrair sua atenção para uma campanha de marketing por e-mail. E os e-mails de lembrete de evento são uma boa maneira de fazer isso.

Depois que as pessoas já compraram seus produtos, seja um ingresso para uma conferência ou um tutorial em vídeo, você pode pensar que sua missão já foi cumprida. Mas os seres humanos, sendo extremamente ocupados, tendem a esquecer qualquer tipo de evento. E precisamos lembrar os usuários educadamente de que eles comparecerão a um concerto ou assistirão a um webinar. Você pode usar nossos templates de e-mail para criar um lembrete adequado. Ao enviar e-mails de lembrete, demonstramos nosso respeito e preocupação. Dessa forma, também mantemos contato e construímos relações mais fortes com nossos clientes.

Todos sabemos que relações confiáveis com os assinantes impulsionam indiretamente seus negócios.

Como escrever um e-mail de lembrete eficaz para um evento?

Antes de tudo, precisamos lembrar que um e-mail de lembrete de evento nunca vai sozinho - você precisa criar uma série para torná-los eficazes.

Além disso, o conteúdo de um e-mail de lembrete para um evento depende do tipo de evento em si. Existem dois tipos principais deles: eventos on-line e eventos off-line.

Um e-mail de lembrete de evento é precedido por um convite de evento e é seguido por um e-mail de "acompanhamento".

• convite;

• lembrete/série de e-mails de lembrete;

• acompanhamento.

Eventos on-line

Os eventos on-line mais populares são webinars e streams ao vivo.

Para os webinars on-line, deve haver pelo menos 4 e-mails de lembrete em uma sequência.

E-mail 1. Confirmação de registro

Este é o primeiro e-mail que você envia aos participantes logo após a inscrição em um evento. Aqui você precisa apenas confirmar que a pessoa está com o lugar reservado.

E seria legal da sua parte lembrar o assunto e a data do evento.

Este é um e-mail que deve ser disparado logo após o registro. Não faça as pessoas esperarem por horas.

E-mail 2. Informações introdutórias

O primeiro e-mail de lembrete amigável deve ser enviado alguns dias após a inscrição/duas semanas antes do evento.

Vejamos um exemplo:

Esse é considerado um bom exemplo de e-mail de lembrete de evento porque contém quase todas as informações necessárias que devemos mencionar ao criar uma carta de lembrete de evento:

• nome da empresa;

• assunto do webinar;

• data;

• participantes dos painéis;

• os benefícios que as pessoas obtêm ao participar do seu evento.

Fornecemos informações mais específicas sobre um e-mail de lembrete de evento adequado.

Linha de assunto

Todos os e-mails começam com uma linha de assunto. Para aumentar a taxa de abertura, alguns sites sugerem que você escreva uma linha interessante ou algo realmente provocador. Pessoalmente, eu não me sentiria convencido a abrir e ler esse e-mail. Mas quando eu sei que me inscrevi em um webinar, uma linha perfeita seria "Nome do Webinar..." ou "Nome do lembrete". Nada mais.

Data

Quando é razoável mencionar datas? Sempre...
Exceção: se uma reunião on-line estiver agendada para hoje, deve dizer "Hoje às ..." ou "Hoje daqui a 2 horas". Mas, em outros casos, mencione a data completa, incluindo o fuso horário.
Uma opção perfeita é "segunda-feira, 21 de junho, às 18h BRT".

Nota! Todas as informações essenciais no primeiro lembrete de convite em uma sequência devem ser colocadas em um banner.

Calendários

Você pode criar um evento no Google ou iCalendar e adicionar seus assinantes, ou pedir que eles criem um por conta própria. Mas é essencialmente importante colocar uma nota em um calendário.

Nota! O Google Calendar e o iCalendar são igualmente aplicáveis à maioria dos computadores e dispositivos móveis.

Cronômetros de contagem regressiva

Adicione cronômetros de contagem regressiva para informar sobre o tempo restante. Os participantes precisam saber quando o evento começa.

Para mais informações sobre como adicionar e desenhar cronômetros para seus e-mails com o Stripo, consulte esta postagem no blog.

Botões CTA

Por falar nos botões, quero mencionar que atualmente em um newsletter de convite é preferível usar as seguintes palavras de CTA:

• reservar meu lugar;

• garantir meu lugar;

• salvar meu lugar;

• agarre seu lugar;

• inscreva-se para participar.

Mas agora enviamos lembretes para aqueles que já estão registrados conosco. Consequentemente, podemos adicionar um botão "compartilhar com um amigo".

Benefícios que as pessoas obtêm participando do webinar

As pessoas leem livros, jornais, blogs e participam de webinars porque desejam aprender algo novo. Portanto, é apropriado mencionar mais uma vez o que eles alcançarão participando do webinar ou de uma reunião online.
Fica a seu critério se você vai adicionar essa informação em um banner ou adicioná-la como texto sem formatação.

Apresentar os palestrantes do webinar

Não se esqueça de mencionar os participantes dos painéis. Pois antes de tudo, é questão de educação. Em segundo lugar, esta é uma boa oportunidade para atrair o interesse dos assinantes. Mencione os nomes dos palestrantes, algumas de suas conquistas e links para o site para obter informações mais detalhadas sobre seus projetos.

E-mail 3. Perguntas a discutir com os participantes

Envie esse lembrete uma semana antes do webinar.
Ele deve conter todas as informações anteriores, além de:

Perguntas para discussão adicional

Envolva os participantes na preparação para o webinar. Peça a eles que respondam ao questionário sobre o assunto do webinar, claro, se você planeja trabalhar com os resultados e discuti-los durante a sessão, ou peça para eles lerem alguns artigos sobre o assunto. Mencione que todas as perguntas que surgirem após a leitura serão discutidas no webinar.

 Além disso, uma boa coisa a fazer é perguntar às pessoas quais assuntos específicos eles gostariam de investigar mais de perto.
Aliás, essa também é uma boa maneira de aumentar o interesse dos assinantes.

E-mails 4. Apenas um lembrete 

Aqui o principal objetivo não é aquecer o interesse, mas simplesmente manter o público. 

A quarta mensagem da sequência deve ser enviada cedo pela manhã no dia X, o dia do webinar. As pessoas agendam seus planos para o dia. Então, será muito gentil da sua parte educadamente lembrá-los sobre a reunião. Antes de marcarem uma reunião de negócios para esse momento.

Esse e-mail deve ser simples; inclua o link para o webinar e, se quiser, diga algumas palavras por que vale a pena participar dele.

Importante notar:

Envie uma mensagem no Viber/WhatsApp/Messenger notificando seus assinantes de que você enviou um e-mail com informações detalhadas.

E-mail 5. Ultimo lembrete

Envie o último e-mail da sequência uma hora antes do seu início. Você incentivará e dará tempo aos participantes para concluir suas tarefas. Adicione o link à reunião.

Mesmo para a última mensagem, a linha de assunto deve ter as palavras "Lembrete" ou "Webinar". Por exemplo, “O [Nome do Webinar] inicia em 5 minutos.
Além disso, será uma boa ideia enviar uma mensagem push com o link.
Fazemos isso com o eSputnik.

Mensagem de acompanhamento

Mesmo se você tiver feito tudo corretamente, algumas das pessoas que se inscreveram no webinar não poderão participar. Será realmente muito gentil da sua parte oferecer uma gravação a eles.

Talvez até quem participou dele queira assistir novamente para rever alguns momentos.

Peça feedback às pessoas. É sempre útil saber a opinião deles sobre a reunião.

E para aqueles que encontraram tempo para responder às perguntas, você pode enviar uma mensagem com outra oferta.

Queremos lembrar que você pode incorporar pesquisas em seus e-mails com o Stripo. Por favor, veja aqui como fazê-lo.

Eventos off-line

Por evento off-line, queremos dizer um concerto, exposição ou seminário ao vivo, etc. A grande maioria dos eventos off-line são conferências e concertos.

Quantos lembretes você deve enviar, nesse caso?
Recomendamos apenas três…

E-mail 1. Confirmação

Aqui, você precisa enviar a confirmação, se este é um evento gratuito, ou os ingressos, se este for um evento pago.

E-mail 2. Informações e instruções completas

O primeiro e-mail de lembrete inclui informações gerais. Envie uma semana ou até algumas semanas antes do evento.
As informações mais importantes, como data e hora, devem ser exibidas em um banner grande e destacado.

Mas nesse caso as pessoas precisam ainda mais de suas informações.
Aqui está a lista de informações que você também deve incluir na mensagem:

Mapa

Se o evento ocorrer na cidade dos assinantes, eles precisarão apenas de um mapa de como chegar lá.
Mas e se as pessoas precisarem viajar pelo país ou pelo mundo para chegar ao local do evento?

Sua ajuda será altamente necessária: com um hotel, traslado, pontos turísticos, qual aeroporto é melhor usar para chegar ao hotel mais rapidamente e algumas informações locais.

Prepare as pessoas para algumas tradições locais incomuns para se familiarizar com a região. Como na Grécia, eles dizem "Ne", que na verdade significa "sim".

Plano

Adicione um plano de reunião à mensagem. Mencione o horário de início e fim da conferência e se haverá uma pausa para o almoço. Os participantes receberão alimentos e bebidas? Se não, onde eles podem encontrar um café nas proximidades?
Veja um exemplo apropriado abaixo.

Código de vestuário

Informe as pessoas sobre o formato da reunião. Que roupa é apropriada usar: shorts ou fumar ou smoking e gravata. No e-mail de lembrete da conferência, notifique se os laptops e notebooks são fornecidos para o trabalho durante a reunião. Ou peça às pessoas que tragam os seus dispositivos.
Envie todas essas informações pelo menos uma semana antes da reunião.

Instrução

Informe as pessoas o que elas devem fazer primeiro ao chegar. Com quem eles podem entrar em contato em caso de emergência.

E-mail 3. Informações e instruções de contato

Essa será a última mensagem de lembrete de um evento enviado antes da reunião presencial.
Envie um dia antes da reunião, se os participantes forem seus compatriotas. Se este for um evento internacional, envie este lembrete 3 dias antes da reunião.

Um lembrete de evento offline deve incluir: o dia, o título, o código QR / individual de todos os participantes, um mapa com instruções, o número do seu celular, não um link de rede social e um botão de confirmação. Coloque todas essas informações em um banner temático.

Nota! Envie um SMS também, com informações breves, caso os participantes estejam a caminho e não tenham conexão com a Internet.

Parece que é isso.

Assista ao nosso novo vídeo sobre como criar um e-mail de lembrete de evento com nosso editor:

Conclusão

• envie lembretes para mostrar sua preocupação;

• crie uma sequência de e-mails para torná-los efetivos;

• informações adicionais sobre pontos turísticos, clima e chegada ao local darão uma boa imagem de você e da sua empresa aos visitantes;

• o design de templates de e-mail de lembrete de evento não importa. Você só precisa destacar os dados mais importantes.

Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para deixar um comentário abaixo ou nos seguir no Facebook.

Desejamos sinceros de boa sorte em todos os seus futuros empreendimentos!