Come scrivere email efficaci di promemoria per un evento

Al giorno d'oggi ormai i clienti sono abituati a ricevere tanti messaggi promozionali, quindi è possibile attirare la loro attenzione verso una campagna di marketing via email solo esprimendo preoccupazione e interesse sinceri. E i promemoria per gli eventi sono un buon modo per farlo.

Una volta che un cliente ha già acquistato un tuo prodotto, che sia il biglietto per una conferenza o un video tutorial, potresti pensare che non devi fare altro. Ma dato che le persone sono sempre molto occupate, è possibile che dimentichino un evento che hanno programmato. Dobbiamo quindi ricordar loro, in maniera gentile, di presentarsi al concerto o al webinar che hanno acquistato. Per creare un promemoria adatto puoi utilizzare i nostri modelli di mail. Inviando email promemoria puoi mostrare il tuo rispetto e la tua premura verso il cliente. Ciò ci permette di restare in contatto con loro e costruire delle relazioni più solide.

E sappiamo tutti che le buone relazioni con i propri abbonati sono un buon modo per aumentare in modo indiretto il proprio business.

Come scrivere un'email di promemoria efficace per un evento?

Prima di tutto devi ricordare che un’email di promemoria per un evento non è mai singola; perché sia efficace devi creare una serie di email.

Inoltre, il contenuto delle email promemoria dipende dal tipo di evento specifico. Possiamo dividerli in due grosse categorie: eventi online ed eventi offline.

Un'email promemoria deve essere preceduta da un invito all'evento, e seguita dalla cosiddetta email "follow-up".

• inviti;

• email promemoria singole o in serie;

• email di follow-up.

Eventi online

Gli eventi online più popolari sono i webinar e le dirette streaming..

Per quanto riguarda il webinar, servirebbe creare una sequenza di almeno 4 email promemoria.

Email 1. Conferma di avvenuta registrazione

Questa è la prima email che devi mandare ai partecipanti appena dopo la registrazione ad un evento. Non devi fare altro che confermare che si è riservato un posto per quella persona.

Inoltre, non sarebbe male da parte tua ricordare alla persona il tema e la data dell'evento.

Si tratta di un’email triggered, ossia di un'email che va inviata in automatico appena dopo la registrazione. Non lasciare che passino ore ed ore.

Email 2. Informazioni introduttive

La prima email di promemoria dovrebbe essere inviata pochi giorni dopo la registrazione o due settimane prima dell'evento.

Diamo uno sguardo a questo esempio:

Quest’email è un ottimo esempio, dato che contiene praticamente tutte le informazioni necessarie da menzionare quando creiamo un'email promemoria:

• nome della compagnia;

• tema del webinar;

• data;

• relatori;

• vantaggi che si ottengono partecipando all’evento.

Vediamo adesso qualche informazione più nel dettaglio a proposito delle email di promemoria per gli eventi.

Oggetto

Tutte le mail cominciano con un oggetto. Per incrementare il tasso di apertura, alcuni siti consigliano di scrivere un oggetto particolare o davvero provocante. Personalmente questo non mi convincerebbe ad aprire e leggere un'email. Quando so, invece, di essermi registrato a un webinar, un oggetto perfetto per attirare la mia attenzione potrebbe essere il nome del Webinar oppure "Promemoria” più il nome. Nient'altro.

Data

Quando è appropriato menzionare la data? Sempre…
Eccezione: se un evento online è previsto per oggi, l’email dovrebbe dire “Oggi alle…” oppure “Oggi tra 2 ore”. In altri casi, includi la data completa, inserendo anche il fuso orario quando appropriato.
Un’opzione perfetta è “Lunedì 21 giugno alle 18:00 GMT+1”.

Attenzione! Tutte le informazioni essenziali nel primo promemoria di invito della sequenza dovrebbero essere inserite su un banner.

Calendari

Puoi creare un evento su Google o su iCalendar e aggiungerci i tuoi abbonati, oppure chieder loro di crearne uno per conto proprio. In pratica la cosa importante è segnare l'evento su un calendario.

Attenzione! Sia Google Calendar che iCalendar sono egualmente adatti alla gran parte dei dispositivi desktop e mobile.

Timer con conto alla rovescia

Aggiungi dei timer con conto alla rovescia per informare i clienti sul tempo restante all'evento. Devono infatti sapere con precisione quanto manca all'evento.

Consulta questo post sul nostro blog per ulteriori informazioni su come aggiungere e modificare i timer per le tue email usando Stripo.

Pulsanti CTA

Parlando di pulsanti, voglio menzionare che attualmente in una newsletter di invito le seguenti frasi CTA sono preferibili:

• prenota un posto;

• conservami un posto;

• riservami un posto;

• voglio esserci;

• registrati per partecipare.

Ma adesso concentriamoci sui promemoria da inviare a chi è già registrato. Di conseguenza, potremmo aggiungere un pulsante “condividi con un amico”.

I vantaggi che si ottengono partecipando al webinar

Le persone leggono libri, giornali e blog, e visitano i webinar perché vogliono imparare qualcosa di nuovo. Dunque è appropriato ripetere ancora una volta cosa otterranno partecipando al webinar o alla riunione online.
Sta a te decidere se piazzare questa informazione su un banner dai colori vividi oppure come semplice testo.

Presenta i relatori del webinar

Non dimenticare di menzionare chi siano i relatori. Non solo si tratta di una cosa corretta, è anche un modo per attirare l'interesse degli abbonati. Includi il nome dei relatori e le loro qualifiche, e inserisci link ai siti web dove si possono trovare informazioni più dettagliate riguardo ai loro progetti.

Email 3. Questioni da discutere coi partecipanti

Invia questo promemoria una settimana prima del webinar.
Dovrebbe contenere tutte le informazioni delle email precedenti, più:

Domande per stimolare la discussione

Fa’ sì che i partecipanti siano coinvolti nella preparazione del webinar. Puoi invogliarli a rispondere a un questionario sul tema del webinar, se pianifichi di concentrarti sui risultati e discuterne durante l'evento, oppure puoi chieder loro di leggere degli articoli sul tema in questione. Menziona il fatto che tutte le domande che sorgono durante o dopo la lettura verranno discusse al webinar.

Una buona idea consiste nel chiedere alle persone quali argomenti vorrebbero esaminare più da vicino.
Anche questo è un ottimo modo per suscitare l'interesse dei partecipanti.

Email 4. Un semplice promemoria

In questa fase lo scopo principale non è far aumentare l’interesse, ma solo non perdere il pubblico.

Il quarto messaggio della sequenza va inviato di mattina presto il giorno dell’evento. Le persone hanno bisogno di pianificare le loro giornate, quindi è gentile da parte tua ricordar loro dell’evento, prima che prendano erroneamente altri impegni per quell’ora.

Quest’email deve essere semplice e deve includere un link al webinar. Puoi aggiungere qualche parola per spiegare perché vale la pena presenziare al webinar.

Nota importante:

Manda un messaggio su Viber/WhatsApp/Messenger per avvertire i partecipanti del fatto che hai inviato un’email con informazioni dettagliate.

Email 5. Ultimo promemoria

Invia l’ultima email della sequenza un’ora prima dell’inizio dell’evento. Usala per incitare i partecipanti a finire ciò che stanno facendo e partecipare all’evento. Inserisci il link all’evento.

Anche in questo ultimo messaggio, l’oggetto dovrebbe essere “Promemoria” o “Webinar”, ad esempio, “[Nome del Webinar] inizia tra 5 minuti.
Inoltre è una buona idea inviare una notifica web-push insieme al link.
Possiamo farlo con eSputnik.

Messaggio di follow-up

Anche se hai fatto tutto alla perfezione, è possibile che alcuni che si sono registrati al webinar non riescano a partecipare. Mettere a loro disposizione una registrazione dell’evento è sempre molto gradito.

Anche alcuni di quelli che hanno partecipato potrebbero voler riguardare il webinar per ricordare meglio alcuni momenti.

Chiedi un feedback sull’evento. È sempre utile sapere l’opinione delle persone.

A chi ha trovato il tempo per rispondere alle domande, puoi inviare un messaggio con un’altra offerta.

Ti ricordiamo che puoi incorporare i sondaggi nelle email usando Stripo. Per favore, guarda qui per scoprire come.

Eventi offline

Per evento offline intendiamo concerti dal vivo, mostre, seminari, ecc. La gran parte degli eventi offline sono le conferenze e i concerti.

Quanti promemoria mandare?
Consigliamo di inviarne solo tre…

Email 1. Conferma

In quest’email devi confermare la partecipazione all’evento nel caso in cui sia gratuito, oppure inviare i biglietti nel caso in cui sia a pagamento.

Email 2. Informazioni e istruzioni complete

La prima email di promemoria deve contenere le informazioni generali. Assicurati di inviarla una settimana o anche più settimane prima dell’evento.
Le informazioni più importanti, come data e ora, vanno piazzate su un grande banner dai colori accesi.

In questa email, però, devi aiutare e preoccuparti ancor più dei tuoi clienti.
Ecco una lista delle informazioni da includere in questo messaggio:

Mappa

Nel caso in cui l’evento avviene nella città dove risiedono coloro che parteciperanno, basterà una mappa che mostri come raggiungere il luogo.
Ma cosa succede se le persone devono spostarsi dall’altro capo del Paese o addirittura del mondo?

In questo caso serve un aiuto in più da parte tua: consigli su hotel, trasferimenti, cose da vedere, aeroporti migliori da usare per raggiungere l’hotel rapidamente, ed altri eventi in zona.

Fai conoscere qualche tradizione insolita del luogo per aiutare le persone ad ambientarsi. Ad esempio, in Grecia “ne” significa “sì”.

Programma

Al messaggio aggiungi anche il programma dell’evento. Quando inizia la conferenza, a che ora finisce, eventualmente a che ora è la pausa pranzo. Ai partecipanti è offerto un buffet con cibo e bevande? In caso negativo, ci sono posti per mangiare nelle vicinanze?
Qui sotto puoi vedere un esempio ben riuscito.

Abbigliamento

Dai informazioni sul formato dell’evento. Quali sono gli abiti appropriati: pantaloncini corti? Giacca e cravatta? Nell’email promemoria spiega anche se vengono messi a disposizione notebook e portatili per l’uso durante la conferenza, o se ognuno deve portare il proprio.
Invia tutte queste informazioni almeno una settimana prima dell’evento.

Istruzioni

Spiega alle persone cosa fare una volta arrivati, e chi possono contattare in caso di emergenza.

Email 3. Informazioni di contatto e come raggiungere il luogo dell’evento

Questa è l’ultima email di promemoria prima che si verifica l’evento.
Inviala un giorno prima dell’evento se è su scala locale. Se si tratta di un evento internazionale, invia il promemoria 3 giorni prima.

Un promemoria per un evento offline dovrebbe includere: giorno, nome dell’evento, codice QR/individuale per ciascun partecipante, mappa con indicazioni su come raggiungere il luogo, il tuo numero di cellulare (e non un link a un account sui social), e un pulsante di conferma. Metti tutte queste informazioni in un banner a tema.

Nota: invia anche un SMS con informazioni più concise, nel caso in cui i partecipanti si stiano già recando verso il luogo dell’evento e non abbiano connessione a Internet.

Dovrebbe esser tutto.

Guarda il nostro nuovo video su come creare un’email promemoria per un evento usando il nostro editor:

Conclusioni

• invia promemoria per mostrare che ti interessi;

• crea una sequenza di email perché siano efficaci;

• informazioni aggiuntive su cose da vedere, clima e modi di trasferimento faranno sì che i partecipanti apprezzino te e la compagnia che rappresenti;

• il design dei modelli di email promemoria non importa molto. Concentrati solo su mettere in evidenza i dati più importanti.

Se hai domande, puoi lasciare un commento a questo post oppure unirti a noi su Facebook.

Un sincero in bocca al lupo per tutti i tuoi progetti futuri!