Comment écrire un e-mail de rappel efficace pour un événement

Maintenant que les clients sont habitués à recevoir des tonnes de promotions, seules des préoccupations et une appréciation sincères peuvent attirer leur attention sur une campagne de marketing par e-mail. Et les e-mails de rappel d’événements sont un bon moyen d’y arriver.

Une fois que les gens ont déjà acheté vos produits, que ce soit un billet pour une conférence ou un didacticiel vidéo, vous pouvez penser que votre mission est complétée. Mais les humains, étant extrêmement occupés, ont tendance à oublier tout type d’événement. Et nous devons leur rappeler poliment de se présenter pour un concert ou un webinaire. Vous pouvez utiliser nos modèles d’e-mail pour créer un rappel approprié. En envoyant des e-mails de rappel, nous montrons notre respect et notre inquiétude. De cette façon, nous restons également en contact et construisons des relations plus solides avec nos clients.

Nous savons tous que des relations de confiance avec les abonnés stimulent indirectement votre entreprise.

Comment rédiger un e-mail de rappel efficace pour un événement ?

Premièrement, nous devons rappeler qu’un e-mail de rappel d’événement ne s’envoie jamais seul — vous devrez créer une série pour que ces e-mails de rappels soient efficaces.

Aussi, le contenu d’un e-mail de rappel pour un événement dépend du type d’événement en tant que tel. Il y a deux principaux types d’événements : les événements en ligne et hors ligne.

Un e-mail de rappel d’événement est précédé par une invitation à l’événement et suivi par un e-mail de suivi.

• Invitation ;

• E-mail/série d’e-mails de rappel ;

• Suivi.

Événements en ligne

Les événements les plus populaires en ligne sont les webinaires et les diffusions en direct.

Pour les webinaires, il devrait y avoir au moins 4 e-mails de rappel en séquence.

E-mail 1. Confirmation d’inscription

C’est le premier e-mail que vous envoyez à vos participants, immédiatement après leur inscription à un événement. Ici, vous n’avez qu’à confirmer l’inscription pour une personne.

Et il serait bien de votre part de rappeler le sujet et la date de l’événement.

Ceci est un e-mail déclenché immédiatement après l’inscription. Ne faites pas attendre les gens pendant des heures pour ce message.

E-mail 2. Information préparatoire

Le premier e-mail de rappel amical doit être envoyé quelques jours après l’inscription/deux semaines avant l’événement.

Jetons un coup d’œil à l’exemple :

C’est un bon exemple d’un e-mail de rappel, car il contient presque toutes les informations nécessaires que nous devons mentionner dans une lettre de rappel d’événement :

• Nom de la compagnie ;

• Sujet du webinaire ;

• Date ;

• Conférenciers ;

• Les avantages que retireront les gens à participer à votre événement.

Laissez-nous vous fournir plus de détails à propos d’un e-mail de rappel d’événement.

Ligne de sujet

Tous les e-mails commencent par une ligne de sujet. Pour augmenter le taux d’ouverture, certains sites suggèrent que vous en écriviez un accrocheur ou quelque chose de vraiment provocateur. Personnellement, je ne me sentirais pas convaincu d’ouvrir et de lire un tel e-mail. Mais lorsque je sais que je suis inscrit à un webinaire, une ligne parfaite serait « Nom du webinaire… » ou « Rappel… ». Rien d’autre.

Date

Quand est-il raisonnable de mentionner des dates ? Toujours…
Exception : si une réunion en ligne est prévue pour aujourd’hui, elle doit indiquer « Aujourd’hui à… » ou « Aujourd’hui dans 2 heures ». Mais dans d’autres cas, mentionnez la date complète, y compris le fuseau horaire.
Une option parfaite est « dimanche 21 juin à 18 h HNP ».

Note ! Toutes les informations nécessaires dans le premier rappel de la séquence doivent être placées dans une bannière.

Calendriers

Vous pouvez soit créer un événement dans Google ou iCalendar et y ajouter vos abonnés, soit leur demander d’en créer un par eux-mêmes. Mais il est essentiel de mettre une note sur un calendrier.

Remarque ! Le Calendrier Google et celui de iCalendar sont utilisables de façon égale sur la plupart des appareils de bureau et mobiles.

Minuteurs

Ajoutez des minuteurs pour indiquer le temps restant. Les participants doivent savoir quand commencera votre événement.

Pour plus d’informations sur comment ajouter et configurer les minuteurs dans vos e-mails avec Stripo, veuillez consulter cet article de blogue.

Boutons CTA

En parlant des boutons, je veux mentionner qu’il est présentement préférable d’utiliser ces mots sur les boutons :

• Réservez ma place ;

• Obtenir ma place ;

• Sauvegarder ma place ;

• Saisissez votre place ;

• Enregistrez-vous pour participer.

Mais maintenant nous envoyons des rappels à ceux qui sont déjà inscrits avec nous. Donc, nous pouvons ajouter un bouton « Partager avec votre ami ».

Avantages que les gens retireront de participer à votre webinaire

Les gens lisent des livres, des journaux, des blogues et visitent des webinaires parce qu’ils veulent apprendre quelque chose de nouveau. Ainsi, il convient de mentionner une fois de plus ce qu’ils vont accomplir en assistant au webinaire ou à une réunion en ligne.
À vous de le placer sur une bannière lumineuse ou de l’ajouter en texte brut.

Présenter les conférenciers du webinaire

N’oubliez pas de mentionner les conférenciers. Tout d’abord, c’est poli. Deuxièmement, c’est une bonne occasion de capter l’intérêt des abonnés. Mentionnez les noms des conférenciers, certaines réalisations et des liens vers le site Web pour obtenir des informations plus détaillées sur leurs projets.

E-mail 3. Questions à aborder avec les participants

Envoyez ce rappel une semaine avant le webinaire.

Il doit contenir toutes les informations précédentes, plus :

Questions pour faire avancer la discussion

Faites participer les participants à la préparation du webinaire. Demandez-leur de répondre au questionnaire sur le sujet du webinaire, bien sûr, si vous prévoyez de travailler à fond avec les résultats et en discuter pendant la session, ou demandez-leur de lire quelques articles sur le sujet donné. Mentionnez que toutes les questions qui se poseront après la lecture seront discutées lors du webinaire.

De plus, une bonne chose à faire est de demander aux gens quels sujets spécifiques ils aimeraient approfondir.

En passant, c’est aussi un bon moyen d’aviver l’intérêt des abonnés.

E-mail 4. Rappelez tout simplement. 

Ici, l’objectif principal n’est pas de susciter l’intérêt, mais simplement de garder le public.

Le quatrième message de la séquence devrait être envoyé tôt le matin le jour X. Les gens planifient leurs plans pour la journée. Donc, ce sera vraiment gentil de votre part de leur rappeler poliment la réunion, avant qu’ils n’acceptent une convocation pour une réunion d’affaires au même moment.

Cela devrait être simple, incluez le lien vers le webinaire et, si vous le souhaitez, dites quelques mots pourquoi il vaut la peine de participer au webinaire.

Important de noter :

Envoyez un message par Viber/WhatApp/Messenger pour aviser vos abonnés que vous avez envoyé un e-mail avec les informations détaillées.

E-mail 5. Dernier rappel

Envoyez le dernier e-mail de la séquence une heure avant le début. Vous presserez alors vos participants de terminer leurs autres occupations. Ajoutez un lien vers la réunion.

Même pour ce dernier message, le sujet de la ligne devrait dire « Rappel » ou « Webinaire », c’est-à-dire « Nom_Du_Webinaire commence dans 5 minutes ».

Aussi, il serait une bonne idée d’envoyer une notification Web avec le lien.

Nous le faisons avec eSputnik.

Message de suivi

Même si vous avez tout fait correctement, certaines des personnes inscrites pour le webinaire ne pourront y participer. Ce serait alors très gentil de votre part de leur offrir un enregistrement.

Même ceux qui ont pris part au webinaire aimeraient peut-être le regarder à nouveau pour rafraîchir leur mémoire.

Demandez de la rétroaction. Il est toujours utile de connaître leur opinion à propos de la réunion.

Et pour ceux qui ont pris le temps de répondre à vos questions, vous pourriez leur envoyer un message avec une autre offre.

Nous voulons vous rappeler que vous pouvez incorporer des sondages dans vos e-mails avec Stripo. Veuillez voir ici comment le faire.

Événements hors ligne

Par événement hors ligne, nous voulons dire un concert de musique, une exposition ou un séminaire. La grande majorité des événements hors ligne sont des conférences et des concerts.

Combien de rappels devez-vous envoyer dans ce cas ?
Nous recommandons d’en envoyer seulement trois.

E-mail 1. Confirmation

Ici, vous devez envoyer soit une confirmation si c’est un événement gratuit, ou un billet si c’est un événement payant.

E-mail 2. Informations et instructions complètes

Le premier e-mail de rappel doit inclure les informations générales. Assurez-vous de l’envoyer une semaine (ou même quelques semaines) avant l’événement.

Les informations les plus importantes, comme la date et l’heure, devraient être affichées sur une grande bannière bien voyante.

Mais ici, les gens ont encore plus besoin de votre attention et aide.

Voici la liste des informations que vous devriez également inclure dans votre message :

Carte

Si l’événement se déroule dans la ville de l’abonné alors une carte locale simple indiquant le moyen de s’y rendre sera suffisante.
Mais si les gens doivent voyager d’ailleurs au pays, ou dans le monde ?
Votre aide sera grandement utile : avec des recommandations sur l’aéroport, le mode de transfert à l’hôtel, l’hôtel, les sites d’intérêts et plus encore.

Préparez les gens pour des traditions locales inhabituelles afin qu’ils se préparent à leur séjour. Par exemple, en Grèce, ils disent « Ne », qui signifie en fait « oui ».

Planification

Ajoutez un plan de réunion au message. Indiquez lorsque la conférence débutera et quand elle se terminera, s’il y a une pause repas, etc. Est-ce l’événement fourni de la nourriture et des boissons aux invités ? Sinon, quelles sont les options à proximité ?
Voyez un bon exemple ci-dessous.

Code vestimentaire

Informez les gens sur le format de la rencontre. Quels vêtements sont appropriés : tenue décontractée ou smoking. Dans l’e-mail de rappel de la conférence, indiquez si des ordinateurs portatifs, tablettes ou bloc-notes papier sont fournis pendant la réunion, ou demandez aux gens d’apporter leurs propres outils pour prendre des notes.
Envoyez toutes ces informations au moins une semaine avant la réunion.

Instructions

Informez les gens sur ce qu’ils devraient faire en premier lieu en arrivant, et qui ils devraient contacter en cas d’urgence.

E-mail 3. Informations de contact et adresse

Ce sera la dernière lettre de rappel pour un événement que vous envoyez avant la réunion en personne. Envoyez-la un jour avant la réunion, si les participants sont vos compatriotes. S’il s’agit d’un événement international, envoyez ce rappel 3 jours avant la réunion.

Un rappel d’événement hors ligne doit inclure : le jour, le titre, le code QR/individuel pour tous les participants, une carte avec les instructions, votre numéro de téléphone portable, pas un lien de réseau social et un bouton de confirmation. Placez toutes ces informations sur une bannière thématique.
Remarque ! Envoyez également un SMS contenant les informations essentielles, au cas où les participants seraient en route et n’auraient pas de connexion Internet.

Il semble que ce soit tout.

Regardez notre vidéo pour savoir comment créer un rappel d’événement avec notre éditeur :

Mot de la fin

• Envoyer des rappels montre votre intérêt ;

• Créez une séquence d’e-mails afin de les rendre efficaces ;

• Des informations additionnelles sur les attractions, la météo et le transport seront appréciées par vos visiteurs ;

• La conception des e-mails de rappel importe moins que les informations les plus importantes à transmettre.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous ou à nous joindre sur Facebook.

Je vous souhaite sincèrement le plus grand succès dans vos projets !