Cómo redactar un correo electrónico recordatorio de un evento eficaz

Ahora que los clientes están acostumbrados a recibir una infinidad de promociones, un simple mensaje que transmita aprecio y buenos deseos puede llamarles la atención en el marco de una campaña de marketing por correo electrónico. Y los correos electrónicos recordatorio de eventos son una buena forma de hacerlo.

Una vez que la gente ya haya comprado los productos que Ud. vende -así sea un boleto para una conferencia o un video tutorial- podría pensar que su misión ha terminado aquí. Ocurre que los humanos, al estar extremadamente ocupados, tienden a olvidarse de cualquier tipo de evento que tengan programado. Es por eso que debemos recordarles cortésmente que tienen un concierto o seminario web en la agenda. Puede usar nuestras plantillas de correo electrónico para crear un recordatorio eficaz. Al enviar correos electrónicos con un recordatorio, lo que hacemos en realidad es expresar nuestro respeto e inquietud. De esta manera, nos mantenemos asimismo en contacto y construimos relaciones más sólidas con nuestros clientes.

Todos sabemos que las relaciones de confianza con los suscriptores constituyen un impulso indirecto para su negocio.

¿Cómo redactar un correo electrónico recordatorio de un evento eficaz?

En primer lugar, cabe recordar que un correo electrónico recordatorio de un evento nunca es un correo que se envía una sola vez y nunca más, sino que debe formar parte de una serie de correos electrónicos para que éstos, a la postre, sean eficaces.

Por añadidura, el contenido de un correo electrónico recordatorio de un evento debe variar según el tipo de evento. Hay dos grandes tipos de eventos: online y offline.

Un correo electrónico recordatorio de un evento va precedido de una invitación al evento y le sigue un correo electrónico de "seguimiento".

• invitación;

• recordatorio/serie de correos electrónicos de recordatorio;

• seguimiento.

Eventos online

Los eventos online más comunes son los seminarios web y las transmisiones en vivo.

Para los seminarios web, se necesitan al menos 4 correos electrónicos de recordatorio en una secuencia.

Correo electrónico 1. Confirmación de alta

Éste es el primer correo electrónico que les envía a sus asistentes apenas terminan de registrarse en un evento. Aquí solo debe confirmar que la persona tiene un sitio reservado a su nombre.

Y no está de más recordarle el tema y la fecha del evento.

Se trata de un correo electrónico que debe dispararse apenas terminado el registro. No deje a la gente esperando por horas.

Correo electrónico 2. Información introductoria

El primer correo electrónico de recordatorio amistoso debe enviarse unos días después del registro/dos semanas antes del evento.

Echémosle un rápido vistazo al ejemplo:

A este ejemplo de correo electrónico recordatorio de un evento se le considera bueno, pues contiene casi toda la información necesaria que debemos mencionar al crear una carta de recordatorio de un evento:

• nombre de la empresa;

• tema del seminario web;

• fecha;

• expositores;

• los beneficios que se obtienen al final de su evento.

Permítanos proporcionarle información más específica con respecto a un correo electrónico recordatorio de un evento adecuado.

Asunto

Todos los correos electrónicos comienzan con un asunto. Para incrementar la tasa de apertura, algunos sitios sugieren que escriba un asunto pegadizo o algo realmente provocador. Personalmente, no me tienta abrir -y mucho menos para leer- un correo electrónico con un asunto semejante. Pero cuando sé que me he inscripto a un seminario web, un asunto perfecto sería "Nombre_del_seminario..." o "Nombre_Recordatorio". Nada más.

Fecha

¿Cuándo conviene mencionar fechas? Siempre...
Excepción: si una reunión online está programada para hoy, debería decir "Hoy a las..." o bien "Hoy dentro de 2 horas". Pero hay otros casos en los que más vale mencionar la fecha completa, incluido el huso horario.
Una opción perfecta es "Lunes 21 de junio a las 6 pm (PST)".

¡Atención! Toda la información esencial sobre el primer recordatorio de invitación en una secuencia debe colocarse en un banner.

Calendarios

Puede crear un evento en Google o iCalendar y agregar a sus suscriptores, o bien pedirles que creen uno por su cuenta. Pero poner una nota en un calendario es fundamental.

¡Atención! Tanto Google Calendar como iCalendar son compatibles a la mayoría de los dispositivos móviles y de escritorio.

Cronómetros de cuenta regresiva

Agregue cronómetros de cuenta regresiva para informar sobre el tiempo restante. Los asistentes deben saber cuánto falta para que comience su evento.

Para obtener más información sobre cómo agregar y diseñar cronómetros para sus correos electrónicos con Stripo, consulte esta publicación de blog.

Botones CTA

A propósito de los botones, quiero mencionar que actualmente, en un boletín de invitación, es preferible usar las siguientes palabras de CTA:

• reservar mi lugar;

• escoger mi asiento;

• guardar mi asiento;

• tomar su lugar;

• registrarse para asistir.

Pero ahora les enviaremos recordatorios a aquellos que ya están registrados con nosotros. En consecuencia, podemos agregar un botón "compartir con su amigo".

Beneficios que se obtienen al final del seminario web

La gente lee libros, periódicos, blogs y visitan seminarios web porque buscan aprender algo nuevo. Por lo tanto, no es trivial mencionar una vez más lo que van a lograr asistiendo al seminario web o a una reunión online.
Queda a su entera discreción si colocarlo en un banner brillante o agregarlo como texto sin formato.

Presentar a los expositores del seminario web

No olvide mencionar a los panelistas. En primer lugar, es lo educado. En segundo lugar, se trata de una buena oportunidad para captar el interés de los suscriptores. Mencione los nombres de los expositores, algunos logros y enlaces al sitio web para obtener información más detallada sobre sus proyectos.

Correo electrónico 3. Preguntas a discutir con los asistentes

Envíe este recordatorio una semana antes del seminario web.
Deberá contener toda la información mencionada, más:

Cuestiones por profundizar

Involucre a los asistentes en la preparación del seminario web. Pídales, desde luego, que respondan al cuestionario sobre el tema del seminario web, si es que tiene previsto ir al grano con respecto a los resultados y discutirlos durante la sesión, o bien pídales que lean algunos artículos sobre el tema en cuestión. No deje de mencionar que todas las preguntas que surgirán tras la lectura serán discutidas en el seminario web.

 Por otra parte, une buena preguntar es qué temas específicos les gustaría, a los participantes, profundizar.
Por cierto, ésta también es una buena manera de captar el interés de los suscriptores.

Correos electrónico 4. Recuerde 

Aquí el objetivo principal no es captar el interés, sino simplemente retener al público. 

El cuarto mensaje de la secuencia debe enviarse temprano en la mañana el día X. Es por esas horas cuando la gente planifica el día. Por lo tanto, será muy amable de su parte recordarles cortésmente el encuentro programado. Antes habrán programado una reunión de negocios para esa hora.

El recordatorio debe ser simple, incluir el enlace al seminario web y, si lo desea, unas pocas palabras que expresen por qué el evento vale la pena.

Importante:

Envíe un mensaje de Viber/WhatsApp/Messenger notificando a sus suscriptores que les ha enviado un correo electrónico con información detallada.

Correo electrónico 5. Último recordatorio

Envíe el último correo electrónico de la secuencia una hora antes del inicio. Instará a los asistentes -además de darles tiempo- para que vayan terminando las tareas del día. Añada el enlace a la reunión.

Incluso en el último mensaje, el asunto debe decir "Recordatorio" o "Seminario web". Por ejemplo, "[Webinar_Name] comienza en 5 minutos.
Por otra parte, será una buena idea enviar un mensaje web-push con el enlace.
Lo hacemos con eSputnik.

Mensaje de seguimiento

Por más que lo haya hecho todo correctamente, algunos de los inscriptos en el seminario web no podrán asistir. Será muy amable de su parte ofrecerles una grabación.

Tal vez incluso aquellos que asistan quieran verlo de nuevo para refrescar algunas cosas.

Pídales su opinión a los participantes. Siempre es de utilidad conocer la opinión de ellos sobre la reunión.

Y para aquellos que encontraron tiempo para responder las preguntas, puede enviarles un mensaje con otra oferta.

Queremos recordarle que puede insertar encuestas en sus correos electrónicos con Stripo. Por favor, observe aquí cómo hacerlo.

Eventos offline

Cuando hablamos de un evento offline, nos referimos a un concierto en vivo, una exposición, un seminario, etc. La gran mayoría de los eventos offline son conferencias y conciertos.

¿Cuántos recordatorios debería Ud. enviar para estos casos?
Recomendamos que sean solamente tres...

Correo electrónico 1. Confirmación

Aquí, deberá enviar una confirmación si se trata de un evento gratuito o entradas si se trata de un evento pago.

Correo electrónico 2. Información completa e instrucciones

El primer correo electrónico recordatorio contiene información general. Asegúrese de enviarlo una semana o incluso unas semanas antes del evento.
La información más importante, como la fecha y la hora, debe mostrarse en un gran banner brillante.

No obstante, en esta etapa la gente necesita aún más de su inquietud y ayuda.
Ésta es la lista de información que deberá asimismo incluir en el mensaje:

Mapa

Si el evento se llevará a cabo en la ciudad de los suscriptores, no necesitarán más que un mapa para llegar hasta allí.
Pero ¿qué pasa si la gente necesita viajar desde otra ciudad u otro país?

Su ayuda será más que necesaria: necesitarán una habitación de hotel, traslado, sitios de interés, qué aeropuerto conviene utilizar para llegar más rápido al hotel y algunos eventos locales.

Conviene asimismo informar sobre algunas tradiciones locales que podrían resultar extrañas para quienes no conocen la región o el país. Por ejemplo, en Grecia dicen "ne", que en realidad significa "sí".

Plan

Añada un plan de reunión al mensaje. Mencione a qué hora comienza la conferencia, a qué hora termina, si habrá una pausa para el almuerzo, etc. ¿Los asistentes contarán con comidas y bebidas? Si la respuesta es no ¿qué café cercano puede recomendarles?
Veamos a continuación un buen ejemplo.

Código de vestimenta

Precise qué tipo de reunión será. Qué vestimenta llevar: pantalones cortos o saco y corbata. En el correo electrónico recordatorio de la conferencia, aclare si se les facilitarán computadoras portátiles y notebooks para la reunión. O bien pídales que traigan las suyas.
Envíe toda esta información al menos una semana antes de la reunión.

Instrucción

Señale qué es lo primero que deberán hacer al llegar. Con quién pueden contactar en caso de emergencia.

Correo electrónico 3. Información de contacto y cómo llegar

Éste será el último mensaje de recordatorio para un evento que envíe antes de la reunión presencial.
Envíelo un día antes de la reunión, si los asistentes son locales. Si los participantes vienen del extranjero, envíe este recordatorio 3 días antes de la reunión.

Un recordatorio de evento offline deberá incluir: el día, el título, el código QR/individual para todos los participantes, un mapa con indicaciones, su número de teléfono celular. Lo que nunca deberá incluir es un enlace a una red social y un botón de confirmación. Coloque toda esta información en un banner temático.

¡Atención! Envíe también un SMS, con una síntesis de la información, en caso de que los participantes ya estén en camino y no tengan conexión a Internet.

Parece que eso es todo.

Mire nuestro nuevo vídeo sobre cómo crear un correo electrónico recordatorio de evento con nuestro editor:

Reflexiones finales

• envíe recordatorios para mostrar su inquietud;

• construya una secuencia de correos electrónicos para que éstos sean efectivos;

• información adicional sobre lugares de interés, clima y el transporte que Ud. y la compañía les facilitarán a los visitantes;

• el diseño de plantillas de correo electrónico recordatorio de eventos no importa. Basta con destacar los datos más importantes.

Si tiene alguna pregunta, no dude en dejar un comentario a continuación o unirse a nosotros en Facebook.

¡Le deseo, de corazón, la mejor de las suertes en todos sus proyectos futuros!